¿Cómo se organiza un evento?

Un evento es más que un acontecimiento. Es una oportunidad para generar notoriedad para la marca y puede generar publicity (aparición en medios sin necesidad de pago, es decir, “publicidad gratuita” pero con un enfoque objetivo). Pero cuando alguien (persona, animal o cosa) se expone cara a cara al público la apuesta es arriesgada, la responsabilidad es brutal y para conseguir un final feliz hay sólo un enemigo: el azar.

Para organizar un evento debidamente, hay que tener muchos factores en cuenta y no se puede dejar nada a la improvisación (por lo menos, no a propósito). Esto puede llegar a ser muy complejo en función de la envergadura de cada uno.

En Góbalo, planificamos al detalle. Os contamos los puntos principales que hay que tener en cuenta para una correcta organización y coordinación de eventos.

vender-productos-en-blog

 

1. Definir objetivos

 

No hace falta querer hacer un evento, hay que tener muy claros los objetivos que se quieren conseguir con el mismo. En estos se debe definir: el alcance, si es nacional o internacional y el número de asistentes para hacer la correcta elección de las salas o espacios.

 

2. Presupuesto

 

Conocer cuál es la cantidad que se va a invertir en llevar el acontecimiento a cabo y a qué partidas esta destinado, para así poder gestionar correctamente los recursos materiales y humanos.

 

3. Fecha y horario

 

Tener en cuenta posibles superposiciones con otros eventos importantes, festividades de las Comunidades etc. y que se realice a una hora que favorezca la atención y asistencia del público.

 

4. Espacios

 

Localizar los espacios más adecuados según el tipo de evento. Hay opciones en palacios de congresos, salones de hoteles, centros de convenciones, Cámaras de Comercio etc. Hay que tener en cuenta que el presupuesto destinado para el evento también definirá el tipo de sala.

 

5. Plan de acción

 

Planificar, medir y prevenir. Debes planificar cada detalle, medir los tiempos y costes y prevenir posibles cambios.

 

6. Inventario de necesidades

 

Listar los servicios y productos necesarios que tendremos que contratar. Para esto es importante plantear la opción de negociar la cesión de espacios. No podemos olvidar pedir varios presupuestos para todas nuestras necesidades.

 

7. Medir los resultados

 

No se sabe si un evento ha sido exitoso o no hasta que no se miden sus resultados. Estos van en función de los objetivos, ¿hemos conseguido repercusión en medios? ¿hemos obtenido ventas directas? ¿hemos conseguido una base de datos de clientes actuales y potenciales? etc.

 

estrategias-acciones-metricas-redes-sociales

Un jueves de noviembre suena el despertador del móvil, me levanto y al poner los pies en suelo, recuerdo que he dormido en un hotel ¿pero en cuál? ¿en qué remota ciudad me encontraré?” Estamos seguros de que a muchos de vosotros, organizadores de eventos, os ocurre a diario. Porque cada evento, es un reto.

Deja un comentario