Herramientas para mejorar la comunicación empresarial interna

La comunicación empresarial es la base de cualquier proyecto que se haya propuesto abordar el año con eficiencia y coherencia con sus objetivos. Y en realidad, la comunicación es clave en cualquier aspecto de la vida. Ese psicólogo pudo vaticinar el principio del fin de tu relación por cómo os comunicabais, lo que te hace llevarte bien con la vecina del quinto son esas charlas entre rellanos, e incluso lo que te salvó de la locura en plena pandemia fueron las videollamadas con tus amigos de toda la vida. 

Y, como era de esperar, en el ámbito laboral no es diferente. Para entenderte con tus compañeros, jefas o subordinados, hay un elemento en común: la necesidad de una comunicación clara y efectiva. Una buena estrategia de comunicación interna no solo facilita el día a día, sino que también fomenta el compromiso del equipo, mejora la productividad (si eres un miembro de equipo directivo, ¡toma nota!) y refuerza ese maravilloso concepto conocido como ‘cultura corporativa’. 

En un entorno en constante cambio, elegir las herramientas adecuadas para optimizar esta comunicación puede marcar la diferencia entre una empresa en la que todo fluye, y otra en la que los mensajes serían el perfecto ejemplo del teléfono escacharrado. Sin más rodeos, veamos los beneficios de una comunicación empresarial efectiva y algunas herramientas que te ayudarán a lograrlo de forma realista y sostenible en el tiempo. ¡Vamos allá! 

Beneficios de una comunicación empresarial efectiva

Los motivos por los que tener una buena comunicación empresarial es positivo para el desarrollo de cualquier equipo son muchos y todos ellos muy importantes, pero aquí tienes una selección de cuatro que no puedes perder de vista cuando mires hacia el horizonte de tu proyecto:

1. Conseguir una mayor alineación con los objetivos de la empresa

Cuando la información se transmite de forma clara y organizada, los profesionales entienden mejor las metas y asimilan las estrategias empresariales. Los corrillos de patio de colegio deberían quedarse en el mismo lugar que la expresión que los define: en tercero de primaria. Crear vínculos con los compañeros o compartir confidencias es una cosa; especular sobre el futuro de la empresa en un clima de incertidumbre, otra muy distinta. Si está en tu mano, despeja las dudas y confía en tu equipo antes de que enfrentes una auténtica fuga de talento.

2. Aumentar el compromiso y la motivación

Cuando un equipo está bien informado, se siente parte activa y relevante del proyecto, lo que hace que esté más motivado y quiera remar en la misma dirección para alcanzar el éxito.

3. Optimizar el tiempo y la productividad

Cuando existe una comunicación eficiente a nivel interno, las reuniones-innecesarias-que-podrían-haber-sido-un-email empiezan a reducirse de manera drástica, el tiempo de trabajo real se optimiza y los procesos empiezan a fluir sin retrasos. 

4. Reforzar la cultura corporativa

Maneras de comunicar hay muchas, pero la de tu empresa puede ser la que realmente te defina. La forma en la que eliges informar a tu equipo sobre lo que ocurre es un reflejo de la identidad corporativa de tu proyecto, y un elemento fundamental para fortalecer tu propuesta de valor. 

Ahora que conoces los beneficios que te estás perdiendo si no trabajas en este aspecto, es momento de descubrir las herramientas que pueden ayudarte a mejorar tu comunicación interna.

10 herramientas de comunicación interna

Para mejorar la comunicación empresarial, existen herramientas específicas que pueden echarte una mano a la hora de gestionar la información de manera más eficiente. Aquí van algunas de las más efectivas que conocemos. 

• Trello: Nuestra herramienta favorita por excelencia. Trello permite crear tableros muy visuales, y organizar los proyectos siguiendo metodologías ágiles. En Góbalo, reconocemos con mucho orgullo que podemos contar con los dedos de las manos los emails que enviamos al mes. Suena a magia, ¿verdad? Pues no: es  sencillamente el resultado de una buena metodología de trabajo basada en una buena comunicación empresarial.
• Google Workspace: Otro de nuestros ‘musts’. Este conjunto de herramientas de trabajo colaborativas (Drive, Docs, Hojas de cálculo, Presentaciones, etc.) facilita la edición y almacenamiento de documentos de forma ágil, permitiendo un flujo de feedback eficiente. 
• Confluence: El primo hermano de Trello. Confluence permite crear tableros colaborativos para organizar información de manera eficiente. Es la alternativa ideal para dejar de perder documentos y archivos, y empezar a tenerlos siempre a mano y accesibles para todo el equipo. 
• Slack: El café para cafeteros de los amantes de los chats. Esta famosa plataforma de mensajería instantánea permite crear canales por equipos o proyectos, lo que facilita la comunicación rápida entre compañeros. Solo un aviso: prepárate unas palomitas para leer hilos de mensajes interminables.
• Microsoft Teams: Herramienta ideal para aquellos que tengan Outlook corriendo por sus venas. Teams integra chat, videollamadas y almacenamiento de documentos en una misma interfaz, lo que también facilita el trabajo en equipo en el entorno laboral.
• Asana: En la misma línea que Trello, esta plataforma de gestión de proyectos ayuda a coordinar equipos, asignar tareas y hacer seguimiento de fechas de vencimiento para mantener todo bajo control.
• Zoom: Parecía que iba a desaparecer, pero nada más lejos de la realidad. Zoom sigue siendo la herramienta de videollamadas y reuniones virtuales más utilizada en formación online, gracias a su accesibilidad y facilidad de uso para grandes grupos.
• Notion: Más que una herramienta, Notion es la auténtica navaja suiza para la gestión del conocimiento. Combina notas, bases de datos y wikis para mantener y compartir información con varios usuarios a la vez. 
• Workplace by Meta: Efectivamente el nombre lo delata. Mark Zuckerberg está detrás de esta solución que, aunque es independiente de Facebook, comparte muchas de sus funcionalidades: tiene muro, chat, permite transmitir en vivo, tener grupos, etc. Para sorpresa de nadie, es la opción favorita para los empleados de Meta. 
• Correo electrónico: Sí, sigue aquí. Aunque fue la primera herramienta de la era digital en lo referente a comunicación interna, la realidad es que los hilos interminables, la falta de agilidad y sus limitaciones hacen que haya quedado relegado a un uso ocasional en muchas empresas. Unos cuantos emails al año no hacen daño, pero mejor no depender de ellos en el día a día.

Cómo elegir las herramientas de comunicación interna para tu empresa

Cada empresa es única, igual que lo son las necesidades que pueden activarse en lo referente a su comunicación interna. En este caso, te recomendamos basarte en algunas variables que pueden ser clave a la hora de tener en cuenta qué herramienta de comunicación interna elegir: 

1. Tamaño y estructura de la empresa

Las soluciones tienen que adaptarse a la realidad de tu proyecto. Si aceptas un consejo, te recomendamos siempre pensar en grande desde el principio, antes que quedarse corto y tener que reajustar todos los canales de comunicación más adelante. ¡Proyecta en positivo! 

2. Tipología de trabajo

Piensa en lo que necesita el equipo de manera global. Si estás teletrabajando, valora potenciar herramientas que dispongan de videollamadas en alta calidad. Si es prioritario gestionar un volumen alto de tareas, prioriza plataformas que faciliten la organización. Y así un largo etcétera que solo alguien que “esté dentro” de tu proyecto puede responder. 

3. Integraciones con otras plataformas

Optimizar la comunicación empresarial interna siempre es una buena decisión, pero debe hacerse con orden. Antes de elegir una nueva herramienta, habla con tu equipo, revisa las que ya se están utilizando y valora cómo podrán integrarse de manera orgánica evitando fricciones.

4. Facilidad de uso

El humano es un animal de costumbres, pero no todos nos adaptamos con la misma facilidad. Procura que la herramienta escogida no sea excesivamente compleja y, por muy sencilla que parezca, planea una sesión de formación para que el equipo entienda el cambio como un paso positivo para el proyecto. 

En Góbalo llevamos la friolera de cinco años teletrabajando a tiempo completo, por lo que podemos garantizar de primera mano que la comunicación empresarial es clave para crear relaciones basadas en la transparencia y la honestidad. Porque la comunicación no es solo una herramienta, sino que en buena parte representa el alma de cualquier empresa. Cuando las ideas fluyen, los equipos se conectan, la motivación crece y los proyectos avanzan con claridad. 

Los especialistas en comunicación que trabajamos aquí sabemos transformar la manera en la que tu marca (y tu equipo) se comunican, y tenemos la capacidad de ayudarte a hacer que cada conversación cuente. Estamos disponibles para hablar como y cuando quieras.

¡Hasta el próximo artículo!