Cómo la IA puede ayudarte en la captación de leads

Si ya tienes claras las tendencias clave en marketing educativo para 2025-2026, puede que te estés preguntando por dónde se puede empezar a aplicar todo el conocimiento sin tener que dedicar unos recursos desmesurados en conocimiento, dinero y tiempo. Aunque en Góbalo no somos partidarios de prometer fórmulas mágicas, sí podemos garantizar que la tecnología, bien empleada, puede cambiar por completo la manera de abordar la situación. 

En este punto, es importante dejar claro que este artículo no busca ser un tutorial sobre cómo sustituir personas por máquinas, ni mucho menos una invitación a delegarlo todo en un algoritmo. Hablamos de integrar herramientas digitales (algunas más nuevas, como los modelos de lenguaje, y otras ya habituales, como los buscadores) para sacarles partido de forma estratégica. En definitiva, el objetivo es usar la tecnología para mejorar la captación de leads de manera más eficiente y personalizada, tanto si trabajas en educación como si formas parte de cualquier otro sector.

¿Por qué la IA es relevante en captación?

Antes de nada, es importante recordar que la inteligencia artificial es una tecnología que lleva presente muchos años en el sector del marketing digital. Lo que sucede es que, hasta hace poco, no la conocíamos como tal, y además su uso no estaba democratizado. Lo que antes estaba relegado a herramientas de pago, o a profesionales con conocimientos más técnicos, ahora se ha convertido en un mundo de posibilidades accesibles y útiles para cualquier disciplina.

Lo importante es intentar traducir un contexto tan abstracto en formas realistas y accionables en las que la IA nos puede ayudar a captar mejor. Aquí van tres ejemplos fácilmente aplicables. ¡Vamos allá! 

Automatización de tareas

Existen labores diarias como responder a dudas frecuentes, filtrar solicitudes de información o programar publicaciones que pueden automatizarse. De esta manera conseguirás tener el control de algunos procesos, conseguir dedicarte a tareas más estratégicas y al mismo tiempo ganar el recurso más valioso de todos: el tiempo.

Segmentar mejor y personalizar de forma realista

La IA permite analizar y estructurar grandes volúmenes de datos en cuestión de segundos, una tarea que a cualquier equipo le llevaría horas. En el ámbito educativo, estas herramientas pueden ayudarte a identificar con mayor precisión quién es tu público, analizando aspectos como las visitas a tu web, sus patrones de navegación o el perfil de tus seguidores. Una vez cuantificada la información, podrás investigarla con calma de la mano de un especialista para construir mensajes realmente relevantes, que conecten con lo que cada usuario espera encontrar. Solo así lograrás que sientan que ese contenido y tu oferta educativa están pensados por y para ellos.

Predecir comportamientos para tomar mejores decisiones

Existen multitud de herramientas de IA que disponen de análisis predictivo, o lo que es lo mismo, una función que permite identificar qué perfiles tienen más probabilidades de realizar una acción. En este caso, podría analizar qué perfiles tienen más probabilidad de llegar a realizar el proceso de matrícula y cuándo, permitiéndonos identificar las campañas que mejor funcionan y el momento idóneo para lanzarlas. En este caso, la diferencia reside en dejar de actuar por intuición, o porque ‘siempre se ha hecho así’, y empezar a hacerlo basándote en resultados medibles. 

Aplicaciones prácticas en estrategias de marketing educativo

Cada vez existen herramientas más accesibles y fácilmente integrables en el día a día de cualquier institución educativa. Pero, para que realmente marquen la diferencia, es clave contar con un equipo con experiencia que entienda el contexto, los objetivos y la estrategia global que hay detrás de cada decisión que se toma en el plano digital.

Es importante tener en cuenta que, por mucho que las herramientas nos ayuden, la calidad del trabajo y los resultados dependen de cómo se apliquen y del criterio del que se alimenten. En Góbalo acompañamos a muchos proyectos en el proceso de aprovechar al máximo la tecnología, sin perder el foco humano y estratégico.

A continuación, te dejamos tres ejemplos reales y aplicables que algunas instituciones han comenzado a poner en marcha para optimizar su captación de leads, automatizar tareas repetitivas y liberar tiempo para lo verdaderamente estratégico. 

1. Un GPT personalizado con instrucciones sobre tu proyecto, y entrenado por personas de tu equipo, puede ser clave para detectar puntos de optimización como puede ser detectar preguntas frecuentes, preparar emails de seguimiento, o redactar textos de admisión personalizados. Además, si lo integras con tu ecosistema a través de plugins como Zapier, este modelo puede marcar un antes y un después en tu día a día.
2. Un chatbot conversacional integrado con ChatGPT. Lo ideal es que lo entrenes con la voz y tono de tu marca, y por supuesto le aportes toda la información de tus programas de formación, políticas de admisión y otros archivos que consideres importantes para ofrecer respuestas lo más precisas y naturales posible. De esta manera, puedes derivar automáticamente las dudas de tus usuarios al equipo especializado. A través de la API de Open AI y sus últimos modelos, se pueden lograr resultados bastante conseguidos. 
3. Un sistema automatizado con Make para gestionar los leads recibidos. Este sistema filtra solicitudes y aplica los criterios que le indiques como puede ser el nivel educativo, los cursos que encajen por interés, o la disponibilidad geográfica, por ejemplo. Y a continuación, los deriva automáticamente al asesor que hayas programado. En estos casos, aunque no es imprescindible, es recomendable contar con especialistas en desarrollo web, que puedan acompañarte en el proceso de establecer las conexiones entre tu web, tu CRM y tu correo electrónico para poder automatizar de manera más global todo el proceso.

Ejemplo aplicado al sector de la formación en prevención de riesgos laborales

La IA, por sí sola, no es capaz de conseguir resultados reales. Sin embargo, cuando forma parte de una estrategia digital estructurada, sí puede marcar una gran diferencia. Un ejemplo claro lo encontramos en el trabajo que nuestro equipo desarrolla junto a Formación Prevención, uno de los referentes nacionales en formación en Prevención de Riesgos Laborales (PRL).

Para aportar contexto, el objetivo inicial del proyecto era ambicioso: profesionalizar todo el ecosistema digital de un proyecto con gran potencial, pero aún sin explotar, y lograr una captación estable y creciente de matrículas tanto en el entorno B2C como, sobre todo, en B2B (clientes corporativos, más recurrentes).

Tras poner en marcha la estrategia global, que incluyó el desarrollo de una nueva web, el lanzamiento de las redes sociales y su mantenimiento diario, integramos la IA en varios procesos clave:

• Creación de un GPT personalizado que conecta con los puntos de dolor del usuario y colabora en la redacción de textos específicos para cada fase del funnel (newsletters, secuencias de email marketing, contenidos para redes sociales, etc.).
• Análisis automatizado de encuestas de alumnos, que nos permitió procesar grandes volúmenes de feedback en cuestión de minutos, optimizando el tiempo de nuestros expertos para el análisis estratégico posterior.
• Automatización de email marketing personalizado para generar y programar envíos de newsletters y secuencias de seguimiento adaptadas al perfil del destinatario (B2C o B2B). El sistema realiza sugerencias automáticas de asuntos, contenidos y llamadas a la acción según la interacción previa del usuario (apertura de correos, clics en enlaces, descarga de contenidos) para maximizar la tasa de conversión.

A día de hoy, tras varios años de evolución, trabajo en equipo y optimizaciones, los resultados del último año hablan por sí solos. 

La tecnología te acerca al objetivo pero, ¿tu web está convirtiendo?

Saber utilizar herramientas basadas en inteligencia artificial se ha convertido en una ventaja competitiva cada vez más evidente. Pero hay un punto de contacto que ninguna tecnología puede resolver por sí sola, y es donde realmente se pone a prueba todo lo aprendido: tu web.

Si consigues que el usuario llegue a ti, pero no aportas lo que necesita en una buena experiencia de navegación, pierdes de manera inevitable tu oportunidad. Después de más de 20 años de experiencia en el sector, en Góbalo sabemos bien que este es uno de los frenos más habituales que hemos detectado en proyectos educativos. Te dejamos a mano tres preguntas muy sencillas que pueden hacerte reflexionar si has llegado a leer hasta aquí: 

• ¿Está tu web preparada para convertir interés en acción?
• ¿Genera confianza desde el primer clic?
• ¿Facilita el proceso de decisión o, por el contrario, lo complica?

En el próximo artículo analizamos los elementos clave que debe tener una web educativa para que madres, padres y estudiantes no solo te encuentren, sino que te elijan.

Sigue leyendo “Qué debe tener una web educativa para convencer a padres y alumnos”. 

¡Nos leemos muy pronto!